Напишите отдельные руководства по политике и процедурам или напишите единый документ по политике и процедурам.

Дилемма написания политик и процедур: вы создаете отдельные руководства по политикам и процедурам или создаете единый документ, содержащий как политики, так и процедурные заявления?

Большинство моих коллег скажут, что пишут отдельные руководства по правилам и процедурам. Другими словами, есть одно руководство, содержащее только документы политики, и одно руководство, содержащее только процедурные документы. Я нашел несколько ситуаций, когда это имеет смысл. Позвольте мне объяснить мои опасения по поводу этой практики. В своих книгах правил и процедур я предлагаю и оправдываю встраивание политических заявлений в процедуры, тем самым устраняя необходимость во втором руководстве по правилам. Мой метод гораздо более практичен для справок и написания, как мы увидим позже в этой статье.

Ссылки на темы в двух местах становятся неразумными для ОТДЕЛЬНЫХ руководств по политикам и процедурам.

Проблема с наличием двух руководств (руководства по правилам и руководства по процедурам) заключается в том, что политики и процедуры по одной и той же или похожей теме часто содержат дублирующую информацию. Когда читатель обращается к одному руководству и указывает на другое руководство, он редко удосуживается обратиться к другому руководству. Это просто факт жизни, факт, который я усвоил за 30 лет работы в этой области. Даже если бумажные руководства лежат рядом, я редко вижу, чтобы читатель просматривал одно с руководящими принципами политики, а другое с процедурными указаниями.

Давайте рассмотрим пример из реальной жизни: если я хочу прочитать процедуру найма, и она ссылается на заявление о политике в отдельном руководстве по политике, очень маловероятно, что я потрачу дополнительное время на поиск заявления о политике в другом руководстве. Я чаще нажимаю гиперссылку в онлайн-руководстве, но даже такая практика отвлекает меня от текущего документа. И читатель был бы рад найти время, чтобы включить в документ гиперссылки, касающиеся политик или процедур, которые позволяют читателю аккуратно переключаться между документами.

Эта проблема ссылок на политики и процедуры в двух руководствах усугубляется, когда руководства физически отделены друг от друга. Например, я работал в одной компании, где руководство по политике лежало на полке у моего менеджера, а руководство по процедурам — на полке ближе к пользователям. Да. Эта практика еще больше ухудшает впечатление от чтения, поскольку указанное руководство даже не находится достаточно близко, чтобы они могли получить доступ к документам, на которые есть ссылки, если бы захотели.

Автору сложно поддерживать политики и процедуры по той же или похожей теме.

Вторая проблема, связанная с ведением отдельной политики или руководства по процедурам, связана с процессом обновления политик и процедур. Если я пишу политику практики подбора персонала для компании, велика вероятность дублирования политик в процедуры и из процедур в политики. По моему опыту, существуют отклонения от политик к процедурам, и часто бывает сложно написать отдельные политики и процедуры по одним и тем же или похожим темам.

ЕСТЬ ОДНА СИТУАЦИЯ, когда имеет смысл иметь два учебника.

Я знаю только одну ситуацию, когда два утверждения имеют смысл. Когда компания стремится пройти сертификацию по стандартам качества ISO, часто возникает требование (стандартов), чтобы правила и процедуры были разделены на два руководства. Следовательно, если действует утвержденная компанией программа, такая как стандарты качества ISO, «Шесть сигм» или модель зрелости возможностей (CMM), то автор политик и процедур должен следовать требованиям этой программы, даже если практика может показаться непрактичной, как для отдельных руководств по политике и процедурам.

Теперь давайте перейдем к тому, что имеет наибольший смысл: к встроенному заявлению о политике.

С 1984 года я выступал за использование письменной формы, сочетающей политическую декларацию с процессуальным документом. В моем формате письма, состоящем из семи частей, третий раздел — это раздел политики, и именно здесь пишутся заявления о политике, независимо от их длины. Разработчик политики и процедуры может создать один или два типа документов: во-первых, документ процедуры со встроенными утверждениями политики. В этом случае заголовок политики и процедуры найма мог бы звучать так: ПРОЦЕДУРА НАБОРА.

Второй тип документа — это название, в котором не используется слово «процедура». Заголовок документа может быть РУКОВОДСТВО ПО НАБОРУ. Эта практика была принята тысячами компаний по всему миру в более чем 90 странах, поскольку она устраняет необходимость в двух отдельных руководствах. В обоих случаях третий раздел формата письма будет помечен как «Политика». Вот пример такого формата записи:

1. Намерение
2. Диапазон
3. Политика
4. Определения
5. Обязанности
6. Процедуры
7. история изменений

ПРЕИМУЩЕСТВА использования встроенного оператора политики в процедуре

1. Нет необходимости создавать отдельное руководство по политике и отдельное руководство по процедурам.
2. Быстрый доступ и ссылки как на процедурные, так и на политические заявления в одном документе.
3. Запрет копирования содержания раздела в письменном виде из политики в процедуру или из процедуры в политику. Например, при наличии Политики найма и Процедуры для процессов найма разделы «Цель», «Область применения», «Определения» и «Обязанности» письменного формата могут перекрываться.
4. Чрезвычайно легко писать политики и процедуры, используя простой формат записи из семи частей.

НЕДОСТАТКИ использования встроенного оператора политики в процедуре

1. Когда руководство запрашивает отдельное руководство по политике и процедурам и не хочет включать заявление о политике в общий документ.
2. Когда руководство приняло такой стандарт, как стандарты качества ISO 9000, «Шесть сигм» или «Модель зрелости возможностей», и этот стандарт требует создания отдельных руководств по политике и процедурам.

Резюме:

Дилемма написания двух отдельных руководств по политикам и процедурам или использования общих названий политик и процедур и включения заявлений о политике в третий раздел из формата письма, состоящего из семи частей. это не дилемма потому что, когда вы поближе познакомитесь с этим методом использования третьего раздела семичастного письменного формата для политических заявлений, я думаю, вы согласитесь с моим обоснованием и советом.

Так что сделайте себе одолжение и научитесь встраивать заявления политики в документ процедуры, и лучше давать документам общие заголовки при встраивании заявлений политики на ранних этапах в документы политики или процедуры.