Система нумерации правил и процедур

Правила и процедуры нумерации документов могут быть простыми или сложными, в зависимости от того, как вы окончательно определитесь с форматом нумерации. Я использую простую нумерацию, как вы увидите ниже, но есть причины использовать более сложную систему нумерации. Я предложу вам оба варианта, а вы решите.

Опция 1: Простая система. Больше всего мне нравится использовать четырех- или пятизначную систему нумерации для всех политик и процедур. Другими словами, я не использую отдельные номера для политик и еще один для процедур. Мне также нравится использовать последовательную нумерацию, начиная с большого числа, такого как 1000 или 10000. Например, если у меня есть кадровая политика для переезда, вторая для заказов на покупку и третья для управления формами, система нумерации основана на четырех -цифровая система будет выглядеть так:

  1. 1000 — Политика переселения
  2. 1001 — Процедура заявки на покупку
  3. 1002 — Управление формами

В некоторых компаниях я дал диапазоны от 1000 до 1200 для корпоративных политик и процедур и от 1201 до 1500 для отдела кадров и так далее. Проблема с диапазонами в том, что есть вероятность, что у отдела закончатся номера, что, кстати, случилось со мной один раз и больше никогда.

Вариант 2: Некоторые составители политик и процедур используют более сложную систему, чтобы попытаться определить конкретные области внутри отделов. Например, компания может использовать такой формат, как:

MF-RC-PE-1001 для первой процедуры в отделе приемки в составе производственного отдела. Номер политики может быть MF-RC-PL-1002, где PL обозначает политику. Вы получаете картину.

Я должен признать, что использовал этот формат нумерации в начале своей карьеры, но его так сложно поддерживать. И забудьте о его сохранении, когда отделы меняют названия. Например, когда офисные службы становятся административными службами, или когда проектирование становится научно-исследовательским, или когда офис генерального директора становится корпоративным офисом. Когда это произойдет, вся ваша система нумерации должна измениться.

Резюме: Я предпочитаю четырех- или пятизначную систему счисления из-за ее простоты. Я нахожу второй вариант громоздким, но некоторые компании могут найти веские причины его использовать. Вы выбираете систему — это ваш выбор, но единственное, что я рекомендую, — это изучить, как она будет вести себя в среде вашей компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *