Управление формами, политики и процедуры — важно? Еще бы!

Управление формами, политики и процедуры: важно? Да, безусловно

Формы имеют решающее значение для бизнеса любой организации, будь то формы в бумажном или электронном формате. Каждый использует формы из онлайн-опросов, корзины покупок, формы обратной связи и даже электронную почту, чтобы заполнить раздел контактов на многих веб-сайтах в своей повседневной жизни. И бумажные формы отнюдь не мертвы. Бумажные формы по-прежнему используются при подаче заявления на получение водительских прав или регистрации автомобиля, а также при внесении или снятии денег с текущего или сберегательного счета. Физические формы повсюду.

Бизнес-формы — это инструменты управления, которые упрощают запись, отправку и предоставление бизнес-информации. Бланк можно просмотреть двумя способами: распечатанный и электронный. Печатная форма — это документ, содержащий инструкции с повторяющейся информацией, напечатанной в фиксированном месте, чтобы сэкономить время на набор текста и обращение к нему. Электронная форма – документ, хранящийся на электронном носителе информации, который при необходимости выводится на монитор компьютера. Электронные формы могут быть разработаны с полями, размер которых изменяется по мере ввода текста, с выпадающими меню, активными кнопками, а электронные формы могут быть даже связаны с базой данных, которая собирает информацию, заполненную в электронной форме. Однако помните, что электронные формы могут быть точно такими же, как печатные формы, и в случае сохранения печатной формы в редактируемых форматах PDF, теперь это возможно с помощью подходящего программного обеспечения.

Формы могут раскрывать много информации об организации

Формы могут многое рассказать вашим клиентам о вашей организации. Например, один только внешний вид может указывать на то, что компания либо старомодна, либо прогрессивна. Простота завершения может означать разницу между возобновлением бизнеса и переходом клиента в другое место. В таких отраслях, как страхование и банковское дело, это может быть важным соображением. Поскольку формы часто являются жизненной силой организации, хороший отдел управления формами может изменить стратегическое направление, видение и миссию вашей компании.

Вспоминается анкета посетителя в офисе крупной кинокомпании, грубо набранная на пишущей машинке. Форма спроецировала плохой имидж компании. Если бы я был клиентом этой крупной компании, я бы, конечно, удивился, почему компания не потратила время на создание профессионально выглядящей формы, которую каждый потенциальный клиент должен был бы заполнить при входе в здание.

Управление формами занимает центральное место в политиках и процедурах

Управление формами одинаково важно для автора политик и процедур. На самом деле, во многих компаниях отдел политик и процедур управляет отделом управления формами, и/или разработчик политик и процедур также является менеджером форм. Эта взаимосвязь чрезвычайно важна, потому что большинство подпрограмм так или иначе ссылаются на формы. По моему опыту, формы играют важную роль в процессах политики и процедур. Обратите внимание, что могут быть также процессы форм, а также процессы политик и процедур. Если автор хорошо поработает, системы процессов будут перекрываться или объединяться.

Вы не можете писать политики и процедуры без ПЕРВОГО анализа системы форм

В течение многих лет я анализировал и разрабатывал формы, используемые в процессе, прежде чем брать интервью у пользователей системы политик и процедур. В некоторых случаях я даже заказывал формы до завершения проверки политики и процедур. Этот метод оказался для меня бесценным, потому что после анализа и улучшения системы форм была установлена ​​политика или процедура.

НЕ СОВЕРШАЙТЕ ЭТОЙ БОЛЬШОЙ ОШИБКИ!

Самая большая ошибка, которую допускают многие составители политик и процедур, заключается в том, что сначала они пишут политику или процедуру, а затем просят отдел управления формами адаптироваться к содержанию опубликованного документа политики или процедуры. Это большая ошибка и уж точно не способствует покупке систем. Работа менеджеров форм и составителей политик и процедур идет рука об руку; в этих отношениях не должно быть исключений.

Соответствие форм политике или процедуре

Я решительно выступаю за включение фотографии формы и инструкций по форме в приложение к политике или процедуре. Для электронных форм ссылка может быть включена в условия или процедуру, которая откроется в новом окне с образцом формы и/или фактической формой для загрузки или печати.

К сожалению, многие составители политик и процедур не имеют базовых знаний о формах и просто обращаются к форме по имени и номеру или, что еще хуже, просто по имени; а затем предоставить читателю найти подходящую форму. Я нашел эту практику неправильной по нескольким причинам. Например:

  1. Форма никогда не будет искаться или использоваться
  2. Читатель попросит форму у друга и, скорее всего, получит устаревшую форму, которая могла лежать на столе или в ящике стола друга месяцами, если не годами.
  3. Форма может быть сокращена до PR, и пользователь может не распознать источник формы. Например, это аббревиатура от PR, требования к покупке или какого-либо документа по связям с общественностью.

Аргументы против практики включения формы в политику или процедуру

Хотя я являюсь ярым сторонником внедрения образа формы в политики или процедуры, есть несколько аргументов против этой практики, ни с одним из которых я не согласен:

  1. ЧИТАТЕЛЬ ГОВОРИТ: Если я встрою образ формы в политику или процедуру, то при каждом изменении формы политику или процедуру придется переиздавать. Хотя это может быть верным утверждением, автор политики или процедуры должен быть готов переписать политику или процедуру, поскольку изменение формы также подразумевает изменение одного или нескольких процессов, составляющих сердцевину политики или процедуры. процедурный документ.
  2. ЧИТАТЕЛЬ ГОВОРИТ: Зачем мне вставлять изображение формы, если я могу сослаться на форму в каталоге форм? Таким образом, если бы форма изменилась, ссылка осталась бы прежней, и тогда мне не пришлось бы менять политику или процедуру каждый раз при изменении формы. У этого аргумента есть две проблемы: (1) тот же аргумент выше состоит в том, что при изменении формы должно измениться и содержание политик или процедур, и (2) я обнаружил, что у компании редко есть ресурсы для поддержания каталог формы таким образом, как это должно быть проведено. Поэтому я бы согласился с этим аргументом, если каталог форм регулярно обновляется, а человек, который его поддерживает, поддерживает тесный контакт с автором политик и процедур, чтобы можно было проанализировать любое изменение в форме, чтобы определить, влияет ли оно на текущую политику. и процедуры, которые используют эту форму.

Источники для поиска помощи в понимании форм

Наиболее важной ассоциацией в Соединенных Штатах является Ассоциация управления бизнес-формами, BFMA.org. Его членам предлагаются семинары, конференции, мастер-классы и книги. Я настоятельно рекомендую вам заглянуть на их сайт, позвонить, присоединиться и посетить конференцию. Одна-две конференции откроют глаза любому автору политик и процедур. Для них откроется целый новый мир.

Резюме:

Автор политик и процедур должен извлечь уроки из этой статьи и взять под свой контроль отдел управления формами, если таковой существует. И если такой отдел есть и политика мешает взять на себя эту функцию, то предлагаю автору наладить хороший контакт с отделом управления формами и начать с ними работать.

А если у вас нет отдела форм, пройдите необходимое обучение, чтобы добавить эту функцию в отдел политик и процедур. Автор политик и процедур должен взять на себя управление и:

  1. Подумайте, как создать привлекательные и эффективные формы, которые улучшат имидж вашей организации и дополнят политики и процедуры, на которые она влияет и/или поддерживает.
  2. Подумайте, как вы можете тесно сотрудничать со своим отделом форм и/или разработчиками форм, чтобы убедиться, что ваши системы форм дополняют ваши политики и процедуры, и наоборот.
  3. Подумайте, как вы можете лучше всего обслуживать своих читателей политики и процедур, и напишите эффективные политики и процедуры, которые используют эффективные формы.

Биография:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *